Защо не вярвам в „творческия безпорядък“
Здравейте,
Прави ли Ви впечатление, че някои от служителите Ви приключват работния ден с много добре подредени бюра, а при други- сякаш „бомба е паднала“?
„Подредените бюра“ са служителите, които приключват работния ден със систематично подреждане на бюрото, така че никакви папки, тефтери, ръководства, лаптопи, моливи и химикалки да не са разхвърляни и да не са си по местата в неработен режим. Те са истинските професионалисти. Посветени са изцяло на отличното качество на работата им и възприемат работното си място- било то работно място в офиса или у дома, като храм. А както знаем, в храмовете се извършват ритуали. Затова и „подредените бюра“ извършват ежедневни ритуали на работното си място, които изпълняват сутрин и вечер (или когато им започва и завършва работния ден).
Сутрешният ритуал представлява подредба на бюрото (мястото за работа) за работен режим- в една и съща последователност изваждат тефтери, папки, ръководства, инструменти, химикалки, моливи, папки от компютъра, логват се в софтуерни продукти, интернет платформи, и всички други инструменти, които са им необходими за изпълнение на работата. Този ритуал позволява на „подредените бюра“ да превключат на работна вълнà, да подредят дневния график в съзнанието си и да се посветят изцяло на качеството на работата им.
Вечерният ритуал представлява поставянето на бюрото (мястото за работа) в „спящ режим“ (неработен режим)- отново в една и съща последователност връщат обратно по местата им всички инструменти, използвани през деня. Това позволява на „подредените бюра“ да приключат работния ден с удовлетворение от свършеното през него, да се подготвят за следващия работен ден и да превключат на неработна вълнà.
Изпълнението на ритуалите чрез една и съща последователност от действия изгражда навици у „подредените бюра“, създаващи високо качество на отношението им към самата работа. Те много бързо влизат в работен режим и много по-бързо и по-качествено изпълняват работата. Водят дневен график и го спазват стриктно. За тези хора водещо е качеството на работата им.
За тях е без значение дали папките им са в един цвят или по редове се преливат от светло зелено до маслено зелено, или са цветово шахматно подредени, но не понасят безпорядъка.
В работен режим може и да видите натрупани една върху друга папки по бюрата им, отворени шкафове, лежащи на работната маса инструменти или отворени множество приложения на компютъра им. Причината е, че тези хора могат да работят едновременно с няколко инструмента, ако работата им го изисква, като така повишават ефективността си. В момента, в който работата е свършена, всички инструменти си отиват по местата.
Обикновенно в неработен режим върху бюрата и откритите рафтове на шкафовете им присъстват малко предмети/инструменти. В чекмеджетата и затворените шкафове всичко е стриктно подредено по класификация, която е удобна на притежателя им, и това му позволява само за секунди да намери в тях нужния му инструмент- било то папка или отверка. Същото важи и за информацията на компютрите им- мейлите и файловете са класифицирани в директории, папки и подпапки, която класификация им позволява да достъпят определен документ в рамките на секунди.
„Подредените бюра“ поддържат хронология на работата си (независимо дали на хартия или в електронен формат). „Подредените бюра“ поддържат в табличен вид работата си. Всичко това им помага да градят професионален опит като се развиват в посока от много добро към отлично представяне. Ако от такъв служител поискате някакъв работен документ или инструмент, независимо колко отдавна той не е използван, те ще Ви го дадат в рамките на минути, защото много добрият им ред им позволява и в тъмното да си намерят инструментите.
Те винаги идват на срещите навреме- „цепят“ секундата.
Част от служителите Ви могат да Ви заблудят, че са „подредени бюра“, а те всъщност са „псевдо-подредени бюра“. Това са служителите, за които подредбата на бюрото и шкафа има водещо значение пред качеството на работата им.
Много важно за тях е папките да са цветово издържани в арт варианти- преливащи се цветове на дъгата по редове, цветови контраст между отделните редове, закачливо шарени офисни аксесоари като поставки за папки и документи, различни органайзери за бюро, кошчета за боклук и др.под. При „псевдо-подредените бюра“ всичко и винаги е подредено "като под конец". Нерядко бюрата им/ работните им места са богато украсени с фигурки, снимки, вазички с цветя и други сувенири, които придават домашен уют, и които те подреждат старателно.
В работен режим върху бюрата им има само по една папка, на работната маса- по един инструмент, а на компютъра е отворен само един файл/ само едно приложение. Това не е защото са много добре организирани, а защото не могат да работят с повече от един инструмент едновременно. Те работят поетапно- използват една папка, един инструмент, едно приложение на компютъра, и ги прибират на място, веднага след като приключат с тях. После вземат следващата папка/инструмент или отварят ново приложение на компютъра. После тези стъпки се повтарят, докато не си свършат работата. Това предизвиква целодневно повторение на едни и същи действия, разтягане на работата във времето и липса на ефективност на тези служители.
Въпреки видимата подреденост на бюрата и шкафовете им, при тези служители се усеща липса на високо качество на работа, породено от невидимата им неподреденост на изпълнението. Обичайно те класифицират всичко по няколко пъти- прилежно подреждат един и същи документ в няколко различни папки, прилежно и цветово оформено си водят записки в няколко тефтера, систематично си водят график, който на практика трудно спазват. Паралелно с това нямат подредба на мейлите си и не съхраняват файлове на компютрите си, а малкото които имат не са организирани в папки и обичайно са на десктопа. Ако от такъв служител поискате някакъв документ или инструмент, на него ще му отнеме часове преди да Ви го даде, а ако този документ/инструмент не е ползван в близките дни и седмици, може и изобщо да не го намери къде е в изрядната им подредба.
Те или закъсняват за срещите, или подраняват, но никога не идват навреме.
Готови са да приключат работния ден на секундата, защото всичко и винаги им е подредено. Не се настройват нито на работна вълнà, нито на неработна вълнà, защото за тях работното място е просто място, на което пребивават някакви часове за да получат заплата.
Произходът на понятието „творчески безпорядък“ е непознат за мен, а употребата му свързвам с оправдание за разхвърляност на бюрото (работното място). Това са т.нар. от мен служители „Неподредените бюра“. За „Неподредените бюра“ е характерен тотален безпорядък, както върху бюрото (работното място), така и вътре в шкафовете, така и в компютрите им. Обичайно всичко е натрупано върху бюрото им на разпиляни купчинки. Те са заети в непрекъснато ровене за да намерят документа или инструмента, който им трябва за да си свършат работата. Това им губи много време, намалява качеството на работата им и ги прави неефективни. За тях водещо е демонстрирането на висока ангажираност. В разрез с това, те с готовност приемат нови и нови задачи, които или не изпълняват, или делегират на друг служител, ако йерархията им го позволява.
За „Неподредените бюра“ няма никакво значение какъв цвят са папките, защото те така или иначе не ги ползват. Не класифицират по никакъв начин документите си (нито на хартия, нито в компютрите си), защото ги ползват по веднъж. Ако им потрябват втори път, те даже не знаят че това е втори път, и отново създават същия документ или си набавят инструмент, който вече имат. От време на време в „творческия безпорядък“ случайно попадат на отдавна търсен документ или инструмент, и са толкова радостни, че се чувстват длъжни да осведомят всички около тях за откритието си. Ако поискате някакъв документ или инструмент от служител „Неподредено бюро“, е въпрос на късмет дали и кога ще го получите.
Те винаги закъсняват за среща, с мнението, че другите са подранили.
За „Неподредените бюра“ работното място е просто поле за афиширане на личността им. Приключват работния ден като просто стават от стола, поглеждат надолу към „творческия безпорядък“ като същевременно вдигат ръце нагоре, демонстрирайки че работата край няма, и на мига превключват на неработна вълнà.
Силно вярвам, че този ръководител, който прочетè статията докрай, е „Подредено бюро“!
И точно защото е „Подредено бюро“, ще дам малко задачи за домашно: Забелязали ли сте дали служителите Ви са „Подредени бюра“, „Псевдо-подредени бюра“ или „Неподредени бюра“?. Забелязали ли сте кои преобладават, когато откривате от всички? Как ще разберете от кой тип „бюро“ са служителите Ви, когато работят дистанционно?
Успех в бизнеса!
Филипа
